junio 10, 2014

Getting things done with Google Apps, Jott & Salesforce.com

Our business has grown quickly over the past 18 months. One challenge has been finding the right system for email, schedules, to-dos and new business leads to handle our growth and keep things organized.
Here's what we've done so far to get organized, and what I'm looking at to make the system better:
  1. Getting Things DoneMy quest started when I read "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity" by David Allen. This book helped me radically reduce stress by dealing with all the loose ends that come into my life & business. Allen's book provided me with a system to process all "clutter" that used to rattle around in my mind -- even when I wasn't at the office. Prior to reading this book, I typically had 1,000 emails in my inbox -- many of which were in there because I thought I might need them in the future. Now that I've applied the principles in this book, my email inbox is completely empty most evenings when I leave the office. Best of all - I no longer wonder if I'm forgetting something, because everything is accounted for in my system. I now have a system to process everything -- whether it be email, calls I need to make, or even remembering to pick up a loaf of bread on my way home from work. This book is a must read for every small business owner.
  2. After reading the book and applying the system described above -- I found a "Getting Things Done" plug-in for Microsoft Outlook, which helped me process my email in a way that aligned with the principles in the book. However, we were switching things over to 100% Mac computers in our company, and MS Outlook was not easy to integrate with my new Mac. I needed to find a better way.
  3. GmailI tried several software options to replace Outlook, and finally settled on Gmail -- the web-based email powered by Google. At first I considered Gmail as a sub-par alternative to Outlook, that I was forced to use to streamline work on my Mac. However -- after less than a week of using Gmail, I started to realize its power and potential for my new system. I ended up importing 7,000 old email messages from Outlook that I'd archived over the past few years. Since Gmail is built on Google's powerful search engine, I can do an email search for "John Doe ABC Company" and in less than a second, Gmail searches my entire archive of mail and gives me results of every mail message where John Doe and ABC Company are mentioned in the same message. This has turned my email into a powerful database of archived "reference material" where I can find what I need in a matter of seconds.
  4. Click to view largerPeople tend to like Outlook because of the way it integrated Mail, Calendar & Tasks. Originally I feared I'd lose that integration when switching to Gmail. On the contrary, I was able to integrate Gmail with Google Calendar seamlessly, and then I found a powerful plug-in for Gmail called "Remember the Milk". With a couple of free plug-ins, my inbox has mail, calendar and to do items all on the same page -- like I had with Outlook. With a click or two, I can turn a mail message into a task, or attach it to a calendar item.
  5. JottFinally, I had to address the fact that I'd often think of things I needed to do while driving. I can send a text message from my cell phone and the message ends up on my to-do list -- but that isn't a safe option while driving. The problem was solved when I discovered Jott. With Jott's free service, I can call a toll-free number and speak my to-do items into the call. Jott automatically transcribes my speech to text, emails it to Gmail, and the item gets filtered onto my to-do list. It is wonderful!

    I setup my Jott account so I can create a to-do item, add a topic to my next staff meeting agenda, add an event to my calendar, and more. All by making a free phone call.

    A typical call to Jott goes something like this:

    JOTT: Who do you want to Jott?
    ME: Agenda
    JOTT: Agenda... is this correct?
    ME: Yes.
    JOTT: (beep)
    ME: Discuss the designers role on the new project from ABC Company
    JOTT: Got it.
    ME: (hang up)

    When I return to the office -- the voice message will have been transcribed to text - emailed to me, filtered to my "Meeting Agenda" list in Gmail, and removed from my inbox. I don't have to touch it, because it's not in my inbox any longer. But at the meeting on Monday, I'll bring up the list and there it is. It blows my mind that this service is free.
Phase two of the system begins Monday
I made all these changes, and it's helped me be a lot more productive. But as my productivity has increased, so has the number of new business leads coming into our business. I need a better system to track those prospective customers -- wherever they're at in the sales funnel.
I spent some time this weekend researching dozens of free open-source and paid options for CRM software to manage by sales prospects. I even loaded a couple of free options up and tried them out -- but most options felt clunky -- like a system that would complicate my work flow. If it's complicated, I won't use it.  (Nor should I).
Salesforce for Google AppsThe best choice appears to be a paid program -- SalesForce.com. The deal-breaker for me is the way they integrate with the suite of Google products that have helped my productivity so much. In fact, last Spring they rolled out a specially branded product: "Salesforce for Google Apps." I've setup a trial membership, and I'm giving it a 30-day test that begins Monday.
I'm optimistic that this will help keep everything integrated and will position our team for further growth. But I won't know how well Salesforce will work until I put it to work for us.

I'd love to hear what other small business owners are using -- what works and what doesn't. What works for us may not be ideal for another business. It all depends on what you're trying to accomplish. But if things aren't integrated and simple, it will never work. If you have ideas or questions, let's discuss them below, your comments are welcome.

junio 01, 2014

Scilab: un entorno de trabajo para realizar cálculos numéricos

Scilab es un entorno de trabajo para realizar cálculos numéricos destinados para ingenieros.
La herramienta contiene una gran cantidad de funciones matemáticas (puedes añadir las propias en formato C o Fortran) que se podrán mostrar en 2D o animarlas en 3D, o bien podrás crear simulaciones ODE y DAE.
Scilab es un Open Source disponible para Windows, Mac OS X y Linux.
Herramientas para estadísticas
Scilab

Renderman: La herramienta de animación comercial de Pixar gratis

Si algún día soñaste en ser un diseñador y animador de dibujos como los que muestran las películas de Pixar, ahora es tu oportunidad. Junto a una nueva versión de RenderMan, la compañía que creó éxitos como Buscando a Nemo, Cars, Ratatouille y más está ofreciendo una versión de suherramienta de animación gratis para uso no comercial que ya mismo puedes descargar.
El sello de estilo que dejaron películas como Toy Story y la mayoría de las que le siguieron a la saga dePixar es inconfundible. Diseños realistas con regordetes relieves  con un dejo de plastilina y un brillo que resalta cada pixel de la gesticulación maravillosa que tienen los personajes en mundos tridimensionales pintados con pasteles. Pixar Animation Studios es una marca, pero también un estilo, una manera de hacer las cosas. Parte de su toque especial está basado en el software de renderización de imágenes que utilizan, conocido como RenderMan. En un comunicado que pondrá felices a muchos animadores consagrados, estudiantes y curiosos, la compañía de Disney ha decidido renovar su RenderMan y darle a los usuarios una versión gratuita para uso personal.

RenderMan: La herramienta de animación de Pixar gratis para uso no comercial
RenderMan gratuito por fin

Previsto para su lanzamiento en la SIGGRAPH, Pixar anunció un cambio generacional en la versión 19 de RenderMan, buscando una restructuración con una interfaz modular y un nuevo paradigma de renderizado conocido como Sistema Integrador RenderMan (RIS). Esta nueva estructura será como un modo más optimizado para renderizar iluminación global, más específicamente para el seguimiento de rayos de luz con densa geometría. Ideal para objetos de pequeñas y grandes dimensiones, todo se hará en modo “single pass”. Compatible con Windows, Linux y Mac OS, el nuevo programa será de uso masivo en cuestión de días en tanto los usuarios se registren en el sitio dePixar a través del enlace al pie de la nota.

Como conmemoración de este renacimiento para el programa del cual salieron casi todas las películas de Disney Pixar, el estudio pondrá a disposición una versión de la herramienta de animación de Pixar gratis para uso no comercial. La licencia no comercial incluye el uso por estudiantes, para evaluaciones, aprendizaje personal o autodidacta, experimentación, investigación y para el desarrollo de herramientas y plug-ins de RenderMan. La versión comercial costará 500 dólares y tendrá como función exclusiva el renderizado por lotes entre otros paquetes de plugins y descuentos varios.

Fleex aprender ingles mientras miras peliculas

Saber un poco de inglés nos otorga una ventaja crítica por múltiples razones, pero son muy pocos los que poseen el tiempo para recorrer el camino formal de aprendizaje. La alternativa preferida esaprender el idioma viendo series o películas, y para ello, nada mejor que Fleex, una aplicación basada en el famoso reproductor Popcorn Time.
Mi primera exposición al inglés llegó a través de los ordenadores. Desde el “Syntax error” del Commodore 64 hasta el “Bad command or filename” en el MS-DOS, el idioma comenzó a entrar lentamente en mi cabeza. Un par de décadas después, creo que puedo defenderme bastante bien, especialmente en lo que es lectura y escritura. Claro que, a la hora de hablar inglés parezco un taxista ruso ebrio, y algunos acentos hacen de la comprensión general una verdadera pesadilla para mí. Siempre es más fácil aprender si durante el proceso hacemos algo que nos gusta, y en el caso del inglés, mirar series o películas es casi insuperable. Imagina por un momento tener a tu alcancesubtítulos inteligentes, y cuando haces clic en una palabra, recibes una explicación detallada sobre su significado en tiempo real, y en tu idioma. ¿Interesado? Si la respuesta es afirmativa, deberías ver un poco más de cerca a Fleex.

Desde un punto de vista técnico, Fleex es un fork de Popcorn Time. Cuando cargas una película o el episodio de una serie, Fleex presenta dos subtítulos, uno en tu idioma y el otro en inglés. A medida que avanzas, Fleex irá modificando la frecuencia con la que muestra los subtítulos, entregando dosis cada vez más amplias de inglés. Fleex ofrece un diccionario personal en el que podrás guardar aquellas frases y palabras que cuestan un poco más de trabajo. Además de procesar contenido local y buscar automáticamente los subtítulos necesarios, Fleex también es compatible con vídeos de YouTube.
Fleex: Aprende inglés mientras miras películas

Fleex se perfila como la solución perfecta para quien desea aprender inglés sin encadenarse a una clase. El único problema es que no estamos ante un servicio gratuito: El costo mensual es de cinco euros, y los primeros diez días no tienen cargo. Entiendo que buscar manualmente subtítulos y comparar significados con la ayuda de diccionarios en línea es gratis, pero quienes deseen evitar todo ese trabajo manual seguramente verá con buenos ojos a Fleex, y los diez días de prueba son más que interesantes para evaluar a fondo el servicio.